Rendezvényszervezés

A rendezvényszervezés során nem elég a jó program, a kellemes idő, a megfelelő helyszín, fontos a következetes rendezvényszervezői háttérmunka.

Rendezvények, konferenciák, egészségnapok lebonyolítása

A Kos és Bika Reklámstúdió sok éves szakmai gyakorlattal, sok referenciával, reklám és marketing gyakorlattal valamint PR tapasztalattal vállalja:

• Több helyszínes, egész napos rendezvények szervezését, lebonyolítását.
• Konferenciák előkészítését, megrendezését.
• Sajtótájékoztatók előkészítését és lebonyolítását.
• Civil szervezetek rendezvényeit, jótékonysági árveréseit.
• Egészségügyi szűrő és felvilágosító napok szervezését, megrendezését.
• Termékbemutatók, könyvbemutatók levezénylését.

Teljeskörű rendezvényszervezés…

A rendezvények helyszínét, technikai felszerelését, hostess és büfé szolgáltatását igény esetén biztosítjuk.

Részt veszünk megbízás esetén, a közönség és előadók szervezésében, a rendezvény előzetes és utólagos ügyfélszolgálati munkájának biztosításában.

Vállaljuk az internetes adatgyűjtéseket és az azt követő értesítések kiküldését is. Kérésre elkészítjük és postázzuk a rendezvény meghívóit, elhelyezzük plakátjait, kinyomtatjuk írásos anyagait, felhelyezzük teremdekorációját.

A rendezvényekről igény esetén filmfelvételt készítünk megrendelőinknek, melyet önálló DVD, vagy CD formájában terjeszthetnek, ezeket kérésre sokszorosítjuk és egyedi felülnyomott formában tokba helyezve adjuk át, vagy juttatjuk el a rendezvény résztvevőihez.

Rendezvény helyszíneink például:

• Millenáris Park hat helyszínen
• Duna Palota teljes területe
• Lurdy Ház
• Uránia Nemzeti Filmszínház
• Gárdony
• Velence
• Gombás Étterem (Budapest)
• Budapesti Önkormányzatok
• Pallas Páholy
• BKIK

Korábbi rendezvények képekben…

Rendezvényszervezési háttérmunka

Tippek és csapdák…

"Alapigazság minden rendezvényszervezés előtt, hogy a rendezvény helyszíne, terme legyen kisebb a várhatóan megjelenők létszámánál. Így tuti, hogy sikeres, lesz, mert be sem férnek."

A viccet félretéve, egy rendezvény tere, illeszkedjen a várható létszámhoz. Hiába vannak sokan, ha a tér olyan nagy, hogy mindenki csak az üres padsorokra emlékezik majd, mert a stadion 2/3-a üres maradt.

A rendezvényszervezés során nem elég a jó program, a kellemes idő, a megfelelő helyszín, fontos a következetes rendezvényszervezői háttérmunka. Kell egy biztos résztvevői csoport. Meg kell találni a közönség egy részét előre, és folyamatosan fenntartva a figyelmét, ismételt és ismételt fel és meghívásokkal bombázni. A rendezvényszervezés legfontosabb eleme az ügyfélszolgálati háttérmunka. Kapcsolattartás a közönséggel, fellépőkkel, sajtóval, médiával. Figyeld a konkurenciát, ők mikor és mit ajánlanak, nehogy előtted "lelőjjék" a témát. Hasonló témában két párhuzamos rendezvény kiváló rendezvényszervezés esetén sem biztos, hogy megél egymás melett.

A rendezvényszervezés újabb alapigazsága, hogy mindig legyen egy B terved és egy B fellépőd. Több résztvevő esetén tuti, hogy valaki késik, eltéved, megbetegszik. A műsor azonban nem állhat meg.

A profi rendezvényszervező tudja, hogy a kaja vagy sok, vagy kevés. Megfelelő mennyiség szinte soha sem létezik. Italból is mindenki másra vágyik, mint ami van. Nem kell vele sokat foglalkozni, mellre szívni, tartsuk magunkat az eredeti tervhez, a megrendelő kívánságához. Az igazán jó rendezvény azért általában nem a büfében zajlik. Fontos azonban, hogy az etetés és itatás a rendezvényszervező előrelátása szerint gyorsan és tülekedés nélkül történjen. A kígyózó sorok a tolongás mindenkit lehangol. A rendezvényszervező munkáját ebben az esetben feltétlenül mindenki kritizálni fogja.

Újabb alapszabály! A rendezvényszervezés alfája és omegája a helyszín megválasztása. Na nem csak a terem méret, hanem a hely megközelítése és a parkolás biztosítása is. Ha minden fellépőnk köröz a ház körül, mert nem lehet megállni szétesik a program. A látogatók, pedig már induláskor dilemma elé kerülhetnek, hogy egyáltalán elinduljanak-e, a környéken lesz e parkolási lehetőség. Ne veszítsünk el így részvevőket!

Fontos, hogy feszesen tartsuk a műsortervet. A konferenciák délután hamar kiürülnek, a rendezvényszervezésre felkérő fél pedig elkeseredik, ha a terem a rendezvény vége előtt elnéptelenedik. Nem is szólva a szereplőkről. Ilyenkor persze a rendezvényszervező a bűnös. A megrenelőt is vonjuk be az ütemterv kidolgozásába és figyelmeztessük előre a veszélyekre. Ha lehet, a rendezvény végére próbáljunk meg valamilyen extrát tartalékolni, hogy a közönség figyelmét ébren tartsuk.

A rendezvényszervező mindig tartsa tiszteletben a megrendelő kívánságait, de a lebonyolítás szakmai része az Ő feladata. Igyekezzen a buktatókat elkerülni úgy, hogy a rendezvényt megrenelő fél figyelmét a lehetséges problémákra már jó előre felhívja.